Comment créer ma première séance ?

Dans un premier temps, vous pouvez enregistrer les informations nécessaires à la gestion de vos ressources dans les paramètres de base. Cela est possible aussitôt qu’une séance est contractualisée en ligne : pratique pour vous organiser à l'avance ! Vous pourrez les modifier à n'importe quel moment avant la mise en ligne des photos.

1. Créer une nouvelle séance

Nom
Le nom de la séance sera le nom visualisé par les parents lors de leur connexion. Nous vous recommandons d'y indiquer le nom et le niveau de l'établissement (ex. Collège Jean Moulin).

Date de prise de vue
Cette fonction vous permet de planifier à l'avance vos prises de vues et d’analyser ensuite la saisonnalité de vos séances. À l'avenir, de nouvelles fonctionnalités seront également disponibles comme l'assignation des séances à vos photographes ainsi que l'intégration d'un calendrier.

Segment
Spécifier le type de prestation vous permet de sauvegarder des paramètres de base. Plus vous créez de séances, plus vous serez rapide car chaque séance utilise par défaut les paramètres de la précédente séance du même segment. Par exemple, si vous avez déjà géré une séance en école primaire et que vous souhaitez en créer une nouvelle, les paramètres les plus importants seront définis par défaut.

Sujets attendus
Le nombre approximatif de personnes que vous allez photographier.

ID de séance
Si vous utilisez un système spécifique pour la répartition des prises de vues entre vos photographes ou que les codes des établissements suivent une nomenclature particulière, vous pouvez indiquer votre numéro de référence interne dans ce champ. Il sera alors utilisé lors de l'importation des photos sur la boutique ou lors de l'exportation des commandes pour la production.

Sélectionner un commanditaire
Ici, vous devez indiquer le nom du donneur d'ordre : celui auquel vous facturerez la prestation (un commanditaire peut être lié à plusieurs séances).

Si vous n'en avez pas encore créé, une fenêtre s'ouvrira automatiquement et vous permettra d'entrer les détails de votre commanditaire.
Veuillez noter que seul le champ "Nom" est obligatoire dans un premier temps. Vous pourrez compléter les informations supplémentaires dans l‘espace "Commanditaires".

Vous pouvez indiquer des coordonnées plus complètes et ajouter une personne de contact. Vous avez alors la possibilité de laisser cette personne "Accéder au suivi des ventes".
Cette interface est accessible via votre boutique en ligne et pro- pose un suivi des ventes et différentes statistiques. Un commanditaire peut donc avoir une visibilité sur toutes les ventes réalisées lors des prestations qu'il vous a commandées.

2. Paramètres
Les paramètres de votre séance peuvent eux aussi être définis en amont, puis modifiés jusqu'à l'importation des photos.

Type d‘accès
Le flux de travail change selon la nature des séances. Par exemple, pour des portraits scolaires, il est obligatoire de donner un code d'accès individuel à chaque personne, alors que pour un évènement (ex. un bal de promo) tous les participants peuvent recevoir le même code d'accès.

Si vous choisissez d'assigner un code d'accès à chaque participant, vous pourrez bénéficier de la technologie QR en utilisant les cartes QR à détection automatique. Vous pouvez également créer ces codes d'accès manuellement après avoir importé toutes vos photos.

Inscription
Vous pouvez sélectionner l'option "obligatoire" ou "facultatif" dans l'onglet "inscription" pour que les visiteurs remplissent un formulaire avant d'accéder aux photos. Afin d‘assurer une efficacité maximale de vos relances par e-mail, il est important de sélectionner l'option "obligatoire". Sachez que si le statut de la séance est "prévue", les visiteurs pourront automatiquement remplir un formulaire de contact et être informé de la mise en ligne.

Profil de prix
Le profil de prix est le catalogue de produits que vous proposerez aux clients. Ici vous pouvez choisir les produits qui seront disponibles à la vente et leurs prix. Notre conseil : utilisez des profils de prix génériques, un par segment, afin de pouvoir utiliser le même profil pour plusieurs séances. Le nom du profil de prix ne sera pas visualisé par vos clients. Plus d'information dans notre article dédié aux profils de prix.

Évènements
Les évènements vous permettent d'augmenter la pression sur vos acheteurs en proposant une réduction limitée dans le temps ou en fixant une date d'archivage à l'avance. Si vous avez défini un plan de communication, vous pourrez vous appuyer sur ces évènements pour planifier vos relances e-mail ou SMS.

Plans de communication
Vous avez défini des évènements ?

Afin de prévenir vos clients d'une réduction, de l'ouverture ou de la fermeture d'une vente, vous pouvez programmer des envois d'e-mails automatiques : c'est ce que l'on appelle le plan de communication. Comme pour le profil de prix, nous vous conseillons d'en créer un par segment, afin de pouvoir utiliser le même plan pour plusieurs séances. Le nom du plan de communication ne sera pas visible par vos clients.

Choisissez l'élément déclencheur (activation de la séance, fin du bon de réduction, archivage...) ainsi que la date relative d'une notification par e-mail ou par SMS (3 jours avant, 2 jours après) et ajoutez-la à votre plan de communication. Vous pouvez utiliser les modèles d'e-mail QR-codes à votre disposition.

Gestion des photos
C'est ici que vous allez importer vos photos et trier/créer les codes d‘accès individuels. Tout d‘abord vous devez définir votre filigrane. Ensuite, deux options d'importation s'offrent à vous :

Recommandé : Transfert FTP
Connectez-vous dans votre logiciel FTP avec vos identifiants préalablement créés dans votre interface GetPhoto. Sur le serveur vous trouverez un dossier nommé "_jobs/" ainsi qu'un sous dossier portant l'ID de séance où vous souhaitez importer vos photos. Afin d'automatiser au maximum le tri des photos, vous pouvez utiliser l'arborescence décrite dans l'article dédié au transfert FTP.

En cas d'erreur lors de l'importation, vous pourrez évidemment déplacer les photos insérées au mauvais endroit.

Alternative : Transfert Web
Créez un nouvel album portant le nom d‘un des groupes pris en photo (s'il n'y a pas de sous-groupe, créez un album portant le nom "Photos individuelles" par exemple). Cliquez sur cet album afin d‘importer les photos de groupe et les photos individuelles.

3. Création des codes d'accès individuels

Technologie QR
Si vous avez utilisé la technologie QR, les photos avec une carte QR sont détectées dès leur importation et s'affichent en surbrillance verte.

Il ne vous reste plus qu'à vérifier que les photos aient bien été importées dans l'ordre de prise de vue, et à cliquer sur "Activer les codes d'accès". Le système va alors séparer les photos en galeries individuelles.

Une fois que vous aurez importé vos photos et remis les codes d‘accès à tous vos clients (si vous n'avez pas utilisé les cartes QR, veuillez vous référer à l'article concernant la promotions des ventes), vous pourrez enfin lancer les ventes de votre séance. Dans le panneau "paramètres", cliquez sur "En vente" dans la boîte de dialogue située à droite de l‘écran pour modifier le statut de votre séance.

 

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