Comment générer un export de données étudiants ?

La création d'un export de données d'élèves est une fonctionnalité importante à comprendre car les établissement peuvent vous le demander si besoin est ou si vous avez besoin de créer un yearbook.

Tout d'abord, vous devrez créer un séance et importer une liste de noms. Vous pouvez cliquer ici pour voir comment importer une liste de noms sur GetPhoto. Les colonnes obligatoires sont Prénom, Nom, Classe et Identifiant. Les autres colonnes peuvent être laissées vides.

Une fois que la liste a importée avec succès, merci de vérifier que vous avez bien autorisé les parents à sélectionner leur photo préférée ou non. Vous pouvez voir ces points en consultant les articles sur la sélection de photos préférées et la création de yearbook.

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Un élément important à retenir  est que la première photo importée suivant directement chaque code QR sera utilisée par défaut pour l'exportation des données de l'étudiant (si vous n'avez pas forcé la préselection).

L'image utilisée pour l'exportation est appelée photo index. Si vous autorisez vos clients à sélectionner leur photo préférée, leur sélection devient la photo d'index. Ceux qui ne choisissent pas conserveront la première image par défaut.

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Vous pouvez sélectionner manuellement la photo index une fois qu'elle a été importée en utilisant la fonction "Définir comme photo d'index" comme mise en évidence ci-dessus mais cela peut prendre du temps en fonction du nombre d'étudiants que vous avez photographiés. Afin de gagner du temps, nous vous recommandons vivement de prendre la première photo au bon format ou de forcer la sélection en utilisant Lightroom.

Une fois que toutes vos images ont été importées et activées, vous pouvez générer l'exportation des données étudiants :

1. Cliquez sur l'onglet En vente puis faites défiler la page jusqu'a arriver sur le bloc Export de données étudiants. Si ce bloc n'est pas visible, merci de contacter le service support afin que nous l'activions.

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2. Cliquez sur Vue d'ensemble.

3. Cliquez sur le bouton bleu  +Créer un export  

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4. Sélectionner les différents paramètres de votre export:

  • Le format de l'export (SIMS, PSPA ou personnalisée)
  • la liste de noms à utiliser si vous avez utilisé plusieurs versions
  • si vous souhaitez avoir un export de tous les élèves ou d'une partie ( ceux enregistrés par leur parents, enregistrés via le fichier csv ou API)
  • –  Merci de cocher cette case uniquement si l'établissement vous le demande. 
  • Inclure les données des élèves sous format CSV - Il s'agit d'un export de données élèves telles qu'elles apparaissent dans la liste de noms de la séance.

Apres avoir sauvegardé et demandé la génération du fichier, vous recevrez un mail pour vous prévenir que l'export est prêt à être téléchargé sur la page de Vue d'ensemble des exports données étudiants de la séance.

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